Excelでスケジュール表が欲しかったり、開発の現場ではガントチャートが欲しいということもあるでしょう。
そこで今回は簡単に手早く作れることを目的としてExcelにおける簡単なガントチャートの作り方を解説いたします。
図を用いて解説いたしますのでExcel初心者に方にもわかりやすいものになっているかと思います。
オリジナルのスケジュール表を作っておき、いつでも使いまわせるようにテンプレート化しておきましょう。
・休日は自動で書式設定される
・設定した開始日終了日に対して該当する期間が色付けされる
完成すると以下のようなものになります。
Step1. 基本となるスケジュール表を作成する。
最初にスケジュール表の項目部分を作っていきます。
1. A列に作業種別等の分類がわかる列を用意します。
2. B列には具体的なタスクの内容を書ける列を用意します。
3. 後ろのC列にはタスクを担当する担当者の列を用意します。
すると以下のような形でできているかと思います。
次に日付の部分を作成します。
1. Excelの一番上の行に2列挿入し、日付項目を見やすくするため、月、日、曜日に分割します。
2. D列の上3行に 今日の日付を取得するショートカットキー「Ctr + ;」などで日付を入力します。
Excelの便利なショートカットキーとして 「Ctrlキー + “;(セミコロン)” キー」があります。
このショートカットキーは今日の日付を自動で入力してくれます。
また、「Ctrlキー + “:(コロン)” キー」を押せば今日日付 + 今の時間まで自動で入れてくれます。
3. A行を月表示したいので日付の場所を（画像ではD1）右クリックします。
4. [セルの書式設定]を選択、表示形式から[ユーザー定義]を選択します。
5. [種類]の入力エリアに月を表示したい場合は[mm]と入力します。
6. 同様に表示を”日”にする行を書式のユーザー定義から[dd]を入力してOKを押します。
7. 同様に表示を”曜日”にする行を書式のユーザー定義から[aaa]を入力してOKを押します。
すると以下のようになるかと思います。
あとはこれを横方向にオートフィルします。
範囲指定してる右下の四角いボダンでオートフィルしても同じ値が並ぶだけなのでホームタブからオートフィルする必要があります。
8. 日付にする3行を伸ばしたいところまで選択します。
9. ホームタブ右側にある[フィル]のドロップダウンメニューを表示し、[連続データの作成]をクリックします。
10. [範囲]が”行” [種類]が”日付” [増加単位]が”日” そして、[増分値] が “1”になっていることを確認し、OKをクリックします。
あとは同じ値が入っているセルなどを結合し、罫線などで体裁を整えてスケジュール表の完成です。
Step2. 休日の書式設定
それでは次に一つ目の機能の休日の書式設定を行っていきます。
方法は条件付き書式というものを使います。
1. ホームタブ中央にある[条件付き書式]をクリックし、ドロップダウンメニューを表示させます。
2. [新しいルール]をクリックし、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。
3. セルの中に日曜日を対象とするための数式「=WEEKDAY(曜日セル)=1」をセットします。
4. [書式]をクリックし、[塗りつぶし]タブより日曜日らしい色をセットします。
5. 書式設定をOKし、書式ルールの設定をOKします。
6. [条件付き書式ルール]の管理画面に遷移しますので、適用先に曜日と日付が入るエリアを選択します。
ここで注意してほしいのは「WEEKDAY(曜日セル)」にセットする曜日セルです。
例えばD3列を選択するとそのまま「$D$3」という値になってしまいますが、これだと列と行が絶対参照になっているのでさらに[F4]を押して「D$3」にし、行のみ絶対参照にします。
こうすることで条件付き書式の条件判定が横にフィルした分、D列、E列、F列とずれていってくれます。
WEEKDAYは曜日を渡すとそれに値する数値を返してくれるものなので、日曜を渡せば1を返してくれます。
なので、上記の画像でいえば「WEEKDAY(D$3)」は3行目の値が日曜の列に対して書式を設定するという条件付き書式になります。
土曜日も同様に行っていきます。上記の手順3. に入れる値を「WEEKDAY(曜日セル)=7」でセットします。
色は土曜日なので青色とかで設定しましょう。そうすると以下のように色付けが完了するはずです。
Step3. 開始日と終了日に応じて書式を設定する
それでは最後に開始日終了日に応じて書式を設定する方法を確認しましょう。
方法は休日の時と同じく条件付き書式を用います。便利ですね条件付き書式。
1. まずは開始日と終了日を入力するセルがないので列を2列挿入して開始日及び終了日を用意します。
2. ホームタブ中央にある[条件付き書式]をクリックし、ドロップダウンメニューを表示させます。
3. [新しいルール]をクリックし、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。
4. セルの中に対象の期間を設定するための数式
「=AND(開始日の列のセル<=日付の行のセル,終了日の列のセル>=日付の行のセル)」をセットします。
5. [書式]をクリックし、[塗りつぶし]タブよりオレンジ等の色をセットします。
6. 書式設定をOKし、書式ルールの設定をOKします。
7. [条件付き書式ルール]の管理画面に遷移しますので、適用先に日付エリアを選択します。
ここで注意すべきはやはり数式です。
数式に入れる値は「=AND(開始日の列のセル<=日付の行のセル,終了日の列のセル>=日付の行のセル」です。
開始日のセルは上記ではD列なので一番上のD4で列方向に参照が移動してほしいので行方向を絶対参照にした$D4が入ります。
比較する日付は日付エリアの一番最初F2を対象にし、行方向に参照が移動してほしいので列方向に絶対参照にしたF$2が入ります。
終了日、終了日との比較日付も同様にセットすると、
「=AND($D4<=F$2,$E4>=F$2)」といった値になります。
なお書式の適用優先順位は一番上のルールが最優先になるので、作業期間の書式を休日の書式に上書きしたくない場合は書式を選択肢ルールの管理上部の「▲▼」ボタンを押して移動させます。
それではすべての開始日、終了日をセットしたら簡易ガントチャートの完成です。
ガントチャートはなんにでも使うと思いますので一個ベースとなるテンプレートを使って使いまわせるようにしておくと何かと便利かと思います。
今回はここまでです。
お疲れ様でした。
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